技術資料のスキャニング【産業ガスメーカー様】
過去の数年分の紙文書がキャビネットを圧迫しており、新規のファイルを収納できるスペースがあと少しで無くなってしまう状態。外部の書庫に移すことも検討したが書類を参照することも少なくないためスキャンしてPDF化することで保管スペース問題の解決とデータ共有するという方向は決定したが、膨大な量の書類をスキャニングするという作業を内製でするのは現実的では無いという意見が社内の大部分を占めたため書類スキャニング代行サービスを利用を検討した。
課題
お客様は技術資料などを紙で保管することでいくつかの問題を抱えていました。
まず一つ目は、過去に作成された大量の紙文書が執務スペースに設置されたキャビネットに格納されており、空きスペースがほぼ無く新規で作成される書類を格納することが難しい状態となっていました。それにより目的の文書を探し出すことが難しく、目的のファイルを探し出すのに時間がかかってしまい業務効率が低下している懸念がありました。
二つ目の問題は情報の共有がスムーズにできていないという点です。
まず紙の状態ではデータの共有が難しく、異なる部門や拠点間での情報共有が滞り、業務プロセスがスムーズに進まないという状態も発生していました。ただしデータでの共有には、昨今、ニュースにもなっているような情報漏洩事件などのリスクもあり、データ運用時の高セキュアな情報の保護も考えなければいけませんでした。
ご提案
大量の書類を一括して搬出
執務スペースに設置されたキャビネットに空きがなく直近で発生した文書が収納できない状態を解決するために、キャビネット8本分のファイルを一括して弊社のスキャニングセンターに移動しました。これによりファイルの保管場所が無いという喫緊の課題を解決することができました。
運用時を考慮したリネームルール
PDF形式でスキャンされたデータは、スキャニング情報にアクセスしやすいようにファイル名をご提案しました。これにより目的のデータに最短でアクセスが可能になり業務の効率向上が実現しました。
効果的なデータ共有
クラウドサーバーにスキャンしたPDFデータをアップロードし、関係者とスキャニングデータを共有。データ整理とクラウド共有により、異なる部門や拠点とのスキャンした書類データ共有がスムーズに行えるようになりました。
セキュリティの向上
セキュア且つ高機能なクラウドサーバーにデータを保管することにより、PDF文書には暗号化やアクセス制御を実施。データの機密性確保を実現します。スキャンデータの自動バックアップやアクセスログの活用も安全性を一段と向上させることができました。