商標、意匠とも国内や海外など整理してキャビネットに保管しているのですが、文書が増えるにつれキャビネットを増設していった結果、事務所の様々な場所に分散されて保管することとなりました。
結果、目的の書類を探し出すのにもともと時間がかかっていたのですがさらにそれに移動時間まで加わることになり業務効率がかなり低下していました。
出し入れが頻繁にされることによりファイルだけでなく文書も破れや折れなど劣化が目立ってきました。
この業界はまだ紙が主流なので新たに発生する文書を保管するためのスペースが慢性的に不足している状態でした。これ以上キャビネットを設置するスペースは事務所内に無かったので既存のキャビネットを活用するしかない状況でした。

・紙で管理していた時と同じ環境でフォルダ構造を作成しました
キャビネットを親フォルダ、キャビネット内のしきり毎に子フォルダを作成し目的の書類へたどり着くまでのルートを再現しました。
・ファイル名に管理番号を付与しました
書類名称と管理番号をファイル名にすることによりファイル検索の精度が格段に向上しました
・事務所内キャビネットに保管されている書類を一括引き取りしました
新しく発生した文書を格納するためにスペースを確保することができました。搬出するための段ボールへの梱包作業もスキャンブリッジのスタッフが代行(有償オプション)させていただきました。