国税関係の書類におけるペーパーレス化を推進する「電子帳簿保存法」。2022年1月の改正では、より一層ペーパーレス化が進めやすくなるよう、さまざまな規制緩和が盛り込まれています。

しかし、それに伴う罰則の強化や書面での保存が認められなくなる書類があるなど、対応には注意が必要です。この記事では、 スキャナ保存の改正点について解説をしていきます。

スキャナ保存制度を利用するメリットとは？

会社のメリット

請求書・領収書などを紙の保存が減らすことができます。7年間（欠損金の繰越欠損を使っている会社は10年）もキャビネットや書庫に保管しておく必要がなくなります。大量に書類がある会社の場合は外部書庫を借りている場合もあるのでその分のコストが削減できます。

税務署のメリット

税務調査時に検索してデータ確認ができるので効率性が増します。ただし取引先名・日付・金額で検索が可能なシステムは必須の条件となります。（詳しくは検索要件の緩和を参照）

スキャナ保存制度の5つ要件緩和

1.事前承認制度の廃止

従来は、スキャナ保存を導入する場合、原則として3ヶ月前までに税務署長などへ申請し、承認を受ける必要がありましたが、改正後はこの手続きが不要になります。
事前承認制度が廃止されると、事務手続きの負担が劇的に軽減され、導入フローも簡素化されるので、環境が整ったタイミングで開始することができるようになります。
注意しなければいけないのは改正までに行われた税務署長の承認は、電子帳簿等保存と同様、施行日（2022年1月1日）以後についても引き続き有効であり、取りやめの届出書を提出する（又は税務当局から取消処分を受ける）までは、引き続き改正前の要件でスキャナ保存を行う必要があります。したがって、承認を受けていた事業者が施行日以降緩和された要件の下で保存を行う場合には、承認の取りやめの届出書の提出等の承認を取りやめる一定の手続が必要となります。

2.タイムスタンプ要件の緩和

スキャナ保存は、これまで「受領者が自署」した上で「3営業日以内にタイムスタンプ付与」が必要でしたが、今後は「自署不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」に変更されます。 また、「データの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができない」「入力期限内にデータを保存したことが確認できる」といった機能を持つクラウドサービス等を使用する場合、タイムスタンプを付与しない運用も可能となります。原本と画像の突合作業も不要になるので、「適正事務処理要件の廃止」と合わせると、経理担当は承認するだけでよくなります。

3.検索要件の緩和

国税関係帳簿・書類の電子データ保存・スキャナ保存について、現行法で求められてきた検索性の要件が、今後は「日付」「取引金額」「取引先」の3項目に限定されます。
「日付／金額の範囲指定により検索できること」「2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索できること」という横断的な検索ができる事という検索要件が税務職員による質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じる場合は不要になります。

4.適正事務処理要件が廃止

スキャナ保存に関して、内部統制の一環として不正防止の観点から必要だった「社内規程の整備」や「相互けん制」「定期的な検査」といった適正事務処理要件が、2022年から廃止されます。これにより、定期検査に必要だった原本（紙書類）が不要となり、スキャン後すぐに廃棄することができるようになります。 また、2名以上で対処しなければいけない事務処理も、今後は1名での実施が認められるようになります。

5.重加算税の加重措置の整備

スキャナ保存において事前承認が廃止されるため、代わりに税務処理上の不備があった場合のペナルティーが重くなります。
不備とありますが具体的には、隠ぺいや偽装など悪用があった場合、申告漏れに生じる重加算税が10％加重されることになります。（2022年1月1日以降に法定申告期限等が到来する国税について適用）

電子帳簿保存法に対応したスキャナ保存のアウトソーシングはスキャンブリッジにお任せください

スキャンブリッジなら、専門スタッフが文書の内容や運用方法などヒアリングし、最適な文書電子化のフローをご提案します。すべての作業を自社内で行うので、中間マージンが発生しないので低コスト、下請け会社からの情報漏洩のリスクもありません。

スキャンブリッジは「JIS Q 27001:2014」に適合した情報セキュリティマネジメントシステム（以下、ISMS）を構築し、個人情報保護やセキュリティ事故の防止に努めています。

スキャニングは豊富な知識と経験を有する専門スタッフが担当し、トリプルチェック方式で高精度、高品質のスキャニングサービスをお約束します。電子帳簿保存法に対応したスキャニングサービスをご検討されているなら、スキャンブリッジまでお気軽にお問い合わせください。