書類のスキャニングを自分でおこなう場合にクリアーすべき課題は意外と多い

コスト削減や省スペース化など、さまざまなメリットがある文書電子化。そのメリットの大きさゆえに、書類や図面のスキャニングに乗り出そうとする企業や人々も増えてきました。しかし、言葉で言うほど簡単ではないのが現実で、文書の電子化にはさまざまな準備が必要です。そこで今回は、スキャニングを進める前に、必要となる準備について解説していきましょう。

そもそも、社内のコピー機、複合機で対応できるのか

文書電子化を進めるに際し、まず最初に考えるのが、現在使っているコピー機や複合機を使って作業をしていく方法でしょう。コスト削減のために、新たにコストを掛けて複合機を購入、というのも本末転倒ですからね。

しかし、結論から言ってしまうと、かなりの労力とコストが必要になる選択と言わざるを得ません。コピー機で文書をスキャニングするにしても、その準備段階として、書類の種類の仕分けが必要ですし、ホッチキス止めされているものであれば、そのはずし作業、ファイルにまとめられているものであればその解体作業など、かなり多くの工数が掛かってしまうのです。

またスキャニング中にその書類が必要になり、急いで手元に戻さなければならない、などということもあるかもしれません。そうした可能性も見越して対処をするなら、事前の書類整理の段階で、かなり多くの人と時間を掛けなければならなくなり、そこにも多大なマンパワーが必要となってしまいます。

大量の書類をスキャニングすると複合機が故障するリスクが飛躍的に高まってしまうということも忘れてはいけません。

スキャニングが完了した後の運用ルールも細かく決めておく必要がある

またスキャニングの際には、上記のような前作業はもちろん、スキャニングした後のことを事前にしっかりと決めておかなくてはいけません。PDFファイルが適切なフォルダ構造で管理されていなかったり、ファイル名の作成ルールが統一されておらずPDFを開かないと内容がわからないなど、紙文書の時代よりも探す手間が増えてしまった、行方不明の文書が増えたなどというのはあってはならないことです。

フォルダの構造やファイル形式、ファイル名の命名ルールなど、社内のだれもがわかりやすい運用ルールをしっかり設け、それを逸脱しない管理体制も準備しておかなければならないのです。多くの人が同じ場所で働いているからこそ、そういった作業が得意ではない人もかならずいるもの。それも踏まえた上でルールを策定していく作業は、想像以上に困難を極めます。

紙のサイズや種類によってはスキャニングが難しい文書もある

社内にある複合機やスキャナーを使って書類をデータ化する際、意外と大きな課題となるのがA4よりもサイズが大きい書類です。多くのスキャナーはA4もしくはA3サイズまでしか対応しておらず、それ以上のサイズとなると専用機器が必要となるケースが多いのです。A4サイズのものは電子化できたけど、それ以外のサイズの文書は紙のまま残っているという状態、すなわち文書を紙とデータで運用するということは保管場所が片付かないばかりか、検索と管理の手間とコストを倍増させてしまうことになるのです。

また紙の性質が特殊なものや、状態が劣化してしまっている場合も同様で、対応できる機材を準備しなければならないのはもちろんですが、紙種や劣化具合に応じたスキャンプロファイル（スキャナソフトウェアの設定）が必要になります。必要な機材とノウハウが揃わないと対応できない書類というのは少なからず存在するはずです。スキャニングは、すべての書類を完ぺきにデータ化することで初めてその効果を発揮するものであり、できる範囲だけで進めても、その労力に見合った見返りを期待することはできません。

またこれらの課題を何とか克服し、文書電子化を達成したとしても、今度は必要なくなった紙の書類の処分法についても頭を悩まさなければならないでしょう。スキャニングした書類は当然のことながら重要な情報をもれなく含んでいます。そのまま普通ゴミとして出すことは絶対にできませんし、情報漏洩を防ぐために全てシュレッダーにかける手間とコストはものすごいものになるでしょう。電子化された書類でも保存期限を迎えていない文書はスキャニング後に再び書庫に戻し保存しておかなくてはいけません。電子化した後の文書をどのように処理するのかもしっかりと考えておかなくてはいけないのです。

スキャニングサービスを利用することで、電子化の面倒な部分を軽減

このように、さまざまな課題を乗り越えないと実現できない書類の電子化。内製化したいと思っていても既述の理由で踏み出すことができなかったり、踏み出したは良いものの次々と問題が発生しプロジェクト半ばでとん挫してしまうところも少なくないでしょう。

そんな時に利用していただきたいのが、文書電子化（スキャニング）サービスです。

スキャニングのプロに文書電子化を任せることで、A4、A3サイズの文書はもちろんA2などの大きなサイズもデータ化することが可能ですし、劣化してしまっている書類も原本以上に見やすくなる場合もあります。さらに文書名や構造も分かりやすく仕上げてもらうことができ、電子化後の使用にストレスを感じることもありません。

スキャンブリッジのスキャニングサービスなら“文書を電子化するだけ”ではない、運用方法までしっかり見据えた「成功する電子化プラン」をご提案します。セキュリティ上の理由で文書を社外に持ち出せない場合は現場で作業をおこなう“出張スキャニングサービス”も可能です。

文書電子化をしようという機運は社内で高まるものの、人や機材のリソース問題や手間を考えて二の足を踏んでしまっている場合は、スキャニングサービスを利用をお勧めします。ご相談やお見積りは無料なので、まずはお気軽にご連絡ください。

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